ANEXO DE ENCARGO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JULSMIND SAS — KATUQ

Versión 2.0 · Publicación: 17 de octubre de 2026

Entrada en vigencia: desde su aceptación para nuevos clientes; el 17 de noviembre de 2026 para clientes con Suscripción vigente.

Este Anexo hace parte de los Términos y Condiciones de KATUQ (https://katuq.com/es/legal/terminos) y regula el tratamiento que JULSMIND SAS realiza, por cuenta de EL CLIENTE, sobre datos personales de terceros. En protección de datos personales, este Anexo prevalece sobre los Términos en caso de contradicción.

1. Roles de las partes

1.1. Frente a los datos personales que EL CLIENTE incorpora, genera o gestiona en la Plataforma sobre sus clientes, prospectos, proveedores, empleados y contactos ("DATOS DEL CLIENTE"):

EL CLIENTE es RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: decide las finalidades y los medios y responde ante los titulares y ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
KATUQ es ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: trata los datos solo conforme a las instrucciones de EL CLIENTE y a este Anexo.

1.2. Frente a los datos de EL CLIENTE, de sus usuarios y los de facturación, soporte y uso de la Plataforma, KATUQ es Responsable, según su Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

1.3. KATUQ no decide las finalidades del tratamiento de los DATOS DEL CLIENTE, no los usa para fines propios, no los vende, no los cede y no los pone a disposición de otros clientes ni de terceros, salvo lo previsto en este Anexo o por orden de autoridad.

2. Objeto y alcance del encargo

Objeto: prestar los servicios contratados de la plataforma KATUQ.
Duración: la de la Suscripción, más los plazos de la sección 8.
Operaciones: recolección, almacenamiento, consulta, uso, organización, circulación, transmisión, actualización, respaldo y supresión.
Titulares: clientes finales, prospectos, proveedores, empleados y contactos de EL CLIENTE.
Categorías de datos: identificación, contacto, dirección de entrega, datos transaccionales y de pedidos, datos tributarios para facturación, contenido de comunicaciones y comportamiento de compra.
Datos sensibles: no previstos. Si EL CLIENTE los incorpora, asume toda la responsabilidad y debe informarlo previamente a KATUQ.
Datos de menores: no previstos. Su incorporación requiere base legal y autorización de su representante legal, bajo responsabilidad de EL CLIENTE.

3. Instrucciones del Responsable

3.1. Son instrucciones documentadas de EL CLIENTE: la configuración que hace en la Plataforma (automatizaciones, campañas, reglas de notificación, integraciones, permisos), las solicitudes de sus Usuarios Autorizados por la Plataforma o por los canales de soporte, y lo previsto en los Términos y en este Anexo.

3.2. Si KATUQ considera que una instrucción infringe la ley, lo informará a EL CLIENTE y podrá abstenerse de ejecutarla mientras se aclara.

3.3. Las instrucciones que exijan desarrollos o trabajos no incluidos en el plan podrán cotizarse aparte.

4. Obligaciones de KATUQ como Encargado

4.1. Tratar los DATOS DEL CLIENTE solo conforme a las instrucciones documentadas de EL CLIENTE y a los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

4.2. Exigir confidencialidad a su personal con acceso a los datos, incluso después de terminado su vínculo.

4.3. Aplicar las medidas de la Política de Seguridad de la Información.

4.4. Dar asistencia razonable a EL CLIENTE para atender solicitudes de titulares, poniendo a su disposición las funciones de la Plataforma para consultar, rectificar, exportar y suprimir datos.

4.5. Trasladar a EL CLIENTE, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, toda solicitud de titular o requerimiento de autoridad que reciba sobre los DATOS DEL CLIENTE, sin responder de fondo salvo obligación legal.

4.6. Informar a EL CLIENTE, sin demora injustificada y a más tardar dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su confirmación, todo incidente de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible sobre su naturaleza, alcance, datos comprometidos y medidas tomadas.

4.7. Poner a disposición de EL CLIENTE, con periodicidad razonable, la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este Anexo.

4.8. No transmitir los DATOS DEL CLIENTE a terceros distintos de los subencargados autorizados, salvo obligación legal.

4.9. Devolver o suprimir los datos según la sección 8.

5. Obligaciones de EL CLIENTE como Responsable

5.1. Contar con autorización previa, expresa e informada de los titulares, u otra base legal válida, para todo tratamiento que instruya a KATUQ, y conservar prueba de ella.

5.2. Informar a los titulares las finalidades del tratamiento y que sus datos son tratados por encargados.

5.3. Tener su propia política de tratamiento de datos conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

5.4. Atender directamente, en los términos de ley, las consultas y reclamos de sus titulares.

5.5. Respetar los canales, horarios y frecuencia de contacto de la Ley 2300 de 2023 cuando se comunique con consumidores.

5.6. Impartir instrucciones lícitas y responder por su contenido.

5.7. Configurar y revocar oportunamente los permisos de sus usuarios.

5.8. Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando la ley se lo exija.

5.9. Informar a KATUQ cualquier incidente originado en su ámbito de control que pueda afectar los datos alojados en la Plataforma.

5.10. Mantener indemne a KATUQ frente a reclamaciones y sanciones derivadas del incumplimiento de estas obligaciones, conforme a los Términos.

6. Subencargados

6.1. EL CLIENTE autoriza a KATUQ a vincular subencargados para prestar el servicio, entre ellos proveedores de nube y bases de datos, mensajería (WhatsApp, SMS), correo, analítica, facturación electrónica e inteligencia artificial.

6.2. La lista vigente está publicada en https://katuq.com/es/legal/lista-de-subencargados

6.3. KATUQ informará con al menos treinta (30) días calendario de anticipación la incorporación o sustitución de un subencargado que trate datos personales. EL CLIENTE podrá objetarla por motivos razonables y fundados dentro de los quince (15) días siguientes; si no se llega a una solución, podrá terminar la Suscripción sin penalidad y con reembolso del período prepagado no consumido. Cuando el cambio sea urgente por razones de seguridad o continuidad, el aviso podrá darse en el menor tiempo posible.

6.4. KATUQ impondrá a sus subencargados obligaciones de protección de datos no menos exigentes que las de este Anexo.

6.5. EL CLIENTE autoriza la transmisión internacional de datos a los países donde operan los subencargados, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país no tenga nivel adecuado de protección según la SIC, KATUQ celebrará contratos de transmisión con las garantías de la ley colombiana.

7. Inteligencia artificial y mejora del servicio

7.1. KATUQ puede usar datos agregados, estadísticos y anonimizados, sin posibilidad de reidentificación, para mejorar el servicio y desarrollar funcionalidades.

7.2. KATUQ no usa DATOS DEL CLIENTE identificables ni el contenido de sus comunicaciones para entrenar modelos de uso general ni en beneficio de otros clientes.

7.3. Cuando EL CLIENTE usa funciones de IA, el contenido necesario se envía a los proveedores de IA de la Lista de Subencargados solo para generar la respuesta solicitada. KATUQ usa esos servicios en modalidad empresarial o de API y, cuando el proveedor lo permite, con configuraciones que excluyen el uso del contenido para entrenar sus modelos.

7.4. EL CLIENTE puede pedir la exclusión de lo previsto en el numeral 7.1 escribiendo a jarango@katuq.com, sin afectar el servicio.

8. Terminación, devolución y supresión

8.1. Terminada la Suscripción, EL CLIENTE tiene treinta (30) días calendario para exportar los DATOS DEL CLIENTE con las funciones de la Plataforma, en formatos de uso común.

8.2. Vencido ese plazo, KATUQ suprimirá o anonimizará los datos dentro de los noventa (90) días calendario siguientes, salvo lo que deba conservar por mandato legal o para la defensa de reclamaciones.

8.3. Las copias de seguridad se sobrescriben según el ciclo de retención de la Política de Seguridad.

8.4. A solicitud escrita, KATUQ emitirá constancia de supresión.

9. Propiedad de los datos

Los DATOS DEL CLIENTE son de EL CLIENTE. Ni este Anexo ni los Términos transfieren a KATUQ derecho de propiedad sobre ellos.

10. Verificación y auditoría

10.1. EL CLIENTE puede verificar el cumplimiento de este Anexo revisando la documentación que KATUQ ponga a su disposición (numeral 4.7) y mediante cuestionarios de debida diligencia razonables.

10.2. Las auditorías presenciales o técnicas adicionales requieren acuerdo previo sobre alcance, fecha, auditor y costos (a cargo de EL CLIENTE), se limitan a una (1) por año calendario salvo incidente de seguridad, no pueden afectar la seguridad ni los datos de otros clientes y están sujetas a confidencialidad.

11. Responsabilidad

La responsabilidad de KATUQ derivada de este Anexo se sujeta al tope y a las exclusiones de las Cláusulas 29 y 30 de los Términos, salvo dolo o culpa grave.

12. Vigencia

Este Anexo rige desde la fecha indicada al inicio y mientras KATUQ trate DATOS DEL CLIENTE por cuenta de EL CLIENTE. Las obligaciones de confidencialidad y supresión subsisten a su terminación.

Contacto en protección de datos: jarango@katuq.com · +57 314 380 8148