ANEXO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

JULSMIND SAS — KATUQ

Versión 2.0 · Publicación: 17 de octubre de 2026

Entrada en vigencia: desde su aceptación para nuevos clientes; el 17 de noviembre de 2026 para clientes con Suscripción vigente.

Este Anexo hace parte de los Términos y Condiciones de KATUQ y regula el uso de las funciones de facturación electrónica, documento equivalente electrónico (POS electrónico), documento soporte, notas, nómina electrónica y eventos RADIAN de la plataforma.

1. Marco normativo

1.1. Este Anexo se enmarca en el Estatuto Tributario (en especial los artículos 616-1, 617 y 632), el Decreto 1625 de 2016 y las resoluciones de la DIAN sobre el sistema de facturación electrónica y sus documentos (entre otras, la Resolución 000165 de 2023 y las que la modifiquen o sustituyan, y las de nómina electrónica y RADIAN).

1.2. EL CLIENTE debe mantenerse informado de las obligaciones que la normativa tributaria le impone como facturador electrónico y como empleador.

2. Naturaleza del servicio y rol de las partes

2.1. KATUQ es una herramienta de software. Pone a disposición de EL CLIENTE funciones para generar, transmitir, recibir, consultar y conservar documentos electrónicos, integrándose con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

2.2. EL CLIENTE es el facturador electrónico para todos los efectos legales y tributarios: es el obligado ante la DIAN, el emisor de los documentos y el responsable de su contenido. En nómina electrónica, EL CLIENTE es el empleador obligado a transmitir el documento soporte de pago de nómina.

2.3. KATUQ no es asesor tributario, contable, laboral ni fiscal de EL CLIENTE y no reemplaza a su contador o revisor fiscal.

2.4. Las obligaciones de KATUQ son de medio y no de resultado. KATUQ hará esfuerzos técnicos razonables para generar y transmitir correctamente los documentos, sin garantizar su aceptación por la DIAN, la disponibilidad de los servicios de la DIAN o del proveedor tecnológico, ni la ausencia de rechazos por causas ajenas a su control.

3. Habilitación y requisitos

3.1. Antes de emitir, es carga exclusiva de EL CLIENTE: estar habilitado ante la DIAN para cada tipo de documento; tener resolución de numeración vigente y con rangos disponibles; tener certificado de firma digital vigente de una entidad de certificación autorizada, cuando se requiera; tener el RUT actualizado; y configurar correctamente en la Plataforma sus datos tributarios, resolución, prefijos y rangos.

3.2. KATUQ puede acompañar técnicamente la configuración, sin asumir responsabilidad por la habilitación ni por la exactitud de los datos de EL CLIENTE.

3.3. EL CLIENTE debe vigilar el vencimiento de su resolución de numeración y de su certificado de firma. KATUQ no responde por la imposibilidad de emitir causada por su vencimiento.

4. Certificado de firma digital

4.1. Si EL CLIENTE carga su certificado y su contraseña para firmar automáticamente, se almacenan cifrados y con acceso restringido.

4.2. KATUQ usa el certificado solo para firmar los documentos que EL CLIENTE genere desde su cuenta y por su instrucción.

4.3. Al cargarlo, EL CLIENTE autoriza ese uso y reconoce que los documentos así firmados le son atribuibles.

4.4. El certificado es de EL CLIENTE, que debe mantenerlo vigente y avisar de inmediato su revocación, pérdida o compromiso.

4.5. EL CLIENTE puede eliminarlo de la Plataforma en cualquier momento; ello suspende la emisión automática.

5. Contenido de los documentos

5.1. EL CLIENTE es el único responsable de la veracidad, exactitud e integridad de la información de los documentos que emite: identificación del adquirente o del empleado, descripción de bienes y servicios, bases gravables, tarifas, impuestos, retenciones, descuentos, conceptos de nómina y clasificación tributaria, y del cumplimiento de los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario.

5.2. Las configuraciones tributarias de la Plataforma (tarifas de IVA, impuesto al consumo, retenciones, códigos) las parametriza EL CLIENTE o se hacen bajo su instrucción. KATUQ no valida ni certifica su corrección tributaria.

5.3. KATUQ no responde por sanciones, rechazos, correcciones, intereses o mayores impuestos derivados de información o parametrización incorrecta de EL CLIENTE.

6. Transmisión, rechazos y contingencia

6.1. Los documentos se transmiten a la DIAN a través del proveedor tecnológico autorizado.

6.2. Si la DIAN rechaza un documento, la Plataforma muestra el motivo reportado; corregir y reenviar corresponde a EL CLIENTE.

6.3. Ante indisponibilidad de la DIAN o del proveedor tecnológico, EL CLIENTE debe aplicar los procedimientos de contingencia de la normativa tributaria. KATUQ no asume la obligación de facturar por medios alternos en nombre de EL CLIENTE.

6.4. La indisponibilidad de la DIAN o del proveedor tecnológico no es indisponibilidad de la Plataforma para efectos del SLA.

7. RADIAN

Cuando EL CLIENTE use funciones relacionadas con RADIAN (acuse de recibo, recibo de bienes o servicios, aceptación o reclamo de la factura y demás eventos), es responsable de registrar los eventos en tiempo y forma. KATUQ no responde por los efectos jurídicos de los eventos registrados o no registrados por EL CLIENTE, ni por la calidad de título valor de sus facturas.

8. Conservación

8.1. La Plataforma conserva los documentos emitidos y recibidos, sus representaciones gráficas y acuses durante la Suscripción.

8.2. El deber legal de conservar los documentos (artículo 632 del Estatuto Tributario y demás normas) es de EL CLIENTE.

8.3. Se recomienda a EL CLIENTE descargar y guardar periódicamente sus documentos en un repositorio propio.

8.4. Al terminar la Suscripción aplican los plazos de exportación y supresión de la Cláusula 35 de los Términos. Vencidos esos plazos, KATUQ no conserva copia y no puede atender solicitudes de recuperación.

9. Proveedor tecnológico y subencargados

9.1. El proveedor tecnológico autorizado con el que opera KATUQ figura en la Lista de Subencargados (https://katuq.com/es/legal/lista-de-subencargados).

9.2. KATUQ puede sustituirlo informando con al menos treinta (30) días de anticipación y tomando medidas razonables para no interrumpir la operación de EL CLIENTE.

9.3. Los datos personales de los documentos se tratan según el Anexo de Encargo del Tratamiento.

10. Costos

10.1. La facturación electrónica incluida en los planes de KATUQ no tiene costo por documento, salvo que el plan, la cotización o la orden de servicio indiquen expresamente otra cosa.

10.2. Los costos de terceros (por ejemplo, el certificado de firma digital cuando EL CLIENTE lo adquiera aparte) no están incluidos y se rigen por la Cláusula 26 de los Términos.

11. Responsabilidad

11.1. La responsabilidad de KATUQ derivada de este Anexo se sujeta al tope y a las exclusiones de las Cláusulas 29 y 30 de los Términos.

11.2. KATUQ no responde por: sanciones, intereses o mayores impuestos determinados por la DIAN a cargo de EL CLIENTE; rechazos por información, parametrización o habilitación incorrecta; vencimiento de resoluciones o certificados; indisponibilidad de la DIAN o del proveedor tecnológico; ni decisiones tributarias, contables o laborales de EL CLIENTE o de sus asesores.

12. Cambios

KATUQ puede modificar este Anexo con al menos treinta (30) días de aviso, salvo cuando el cambio obedezca a una norma de obligatorio cumplimiento, que se aplicará desde su entrada en vigor.

Contacto: jarango@katuq.com