Facturación electrónica DIAN: guía 2026 para empresas en Colombia

¿Qué es la facturación electrónica DIAN?

La facturación electrónica es la forma en que se expiden las facturas en Colombia: un documento en formato XML, firmado digitalmente, que la DIAN valida antes de que llegue al comprador (validación previa). Cada factura validada recibe un CUFE, su código único. El marco general está en el Decreto 358 de 2020 y la Resolución DIAN 000165 de 2023, que además reglamentó los documentos equivalentes electrónicos, como el tiquete POS.

¿Quién debe facturar electrónicamente?

En general, quienes están obligados a expedir factura según el Estatuto Tributario: personas jurídicas, personas naturales responsables de IVA, contribuyentes del régimen simple, entre otros. Los no responsables de IVA (la figura que reemplazó al antiguo régimen simplificado desde la Ley 2010 de 2019) tienen reglas particulares. Para tu caso concreto, revisa con tu contador y en dian.gov.co.

Documentos electrónicos que vas a usar

• Factura electrónica de venta: cuando el comprador la solicita o necesita soportar costos e IVA (ventas entre empresas, a crédito, a clientes identificados).
• Documento equivalente electrónico POS: reemplaza el tiquete POS en papel en ventas de mostrador.
• Notas crédito y débito electrónicas: para devoluciones, descuentos posteriores y ajustes.
• Eventos RADIAN: acuse de recibo, recibo del bien y aceptación, necesarios para que una factura a crédito funcione como título valor.

Cómo funciona la facturación DIAN en Katuq

• Software propio: cada comercio habilita Katuq ante la DIAN como su software de facturación y opera con su propia resolución de numeración.
• Certificado digital a nombre de tu empresa: Katuq lo gestiona y lo configura como parte del servicio de facturación; se renueva cada año con el plan.
• Emisión ilimitada: sin cobro por documento ni por CUFE.
• Conectada al pedido: la factura sale del mismo pedido que alimenta el inventario y el despacho, sin volver a digitar datos.

¿Qué pasa si no cumples?

El Estatuto Tributario prevé sanciones por no facturar o por facturar sin los requisitos, que pueden incluir multas y la clausura del establecimiento. Además, una factura que no cumple le impide a tu cliente soportar el costo y descontar el IVA, lo que afecta la relación comercial. Consulta la norma vigente con tu contador.

Por qué facturar desde el pedido

Cuando la factura sale del mismo pedido que mueve el inventario y el despacho, desaparece la doble digitación y lo que reportas a la DIAN coincide con lo que realmente vendiste.