Cómo pasar de Excel, WhatsApp u otro sistema a Katuq

Antes de empezar: qué preparar

• Catálogo de productos en Excel: nombre, referencia, precio, categoría y, si los tienes, código de barras e imágenes.
• Bodegas que manejas y qué canal atiende cada una.
• Existencias por bodega a una fecha de corte.
• Clientes con sus datos de contacto y facturación.
• Pedidos abiertos que siguen en curso el día del cambio.

Si vienes de otro software (Onexfy, Cuenti u otro), exporta esa información a Excel desde tu sistema actual. Si trabajas con hojas de cálculo, puedes partir de la plantilla de inventario en Excel.

Paso a paso

1. Configura la empresa: bodegas, canales de venta y bodegas por canal.
2. Importa el catálogo desde Excel con el botón Importar de Productos. También puedes crear productos uno por uno; el formulario tiene un asistente de IA que sugiere los datos a partir de una descripción o una foto.
3. Carga el inventario inicial por bodega con ajustes de inventario a la fecha de corte.
4. Lleva tus clientes para tener su historial desde el primer pedido.
5. Conecta tus canales: WhatsApp, Instagram y Facebook en la bandeja compartida; Shopify o WooCommerce; y el punto de venta.
6. Habilita la facturación electrónica DIAN con Katuq como tu software propio.
7. Configura despachos: transportadoras a través de Envíame, mensajeros propios y zonas de cobro.
8. Prueba con pedidos reales durante unos días antes de apagar el sistema anterior.

Si vienes de un software contable

No tienes que cambiar de software contable. Katuq incluye contabilidad básica, pero si llevas la contabilidad en Siigo, Alegra o World Office, la mantienes ahí y Katuq se integra para que la información de ventas llegue a tu contador. Lo que pasa a Katuq es la operación: pedidos, inventario, despachos y conversaciones.

Errores comunes al migrar

• Cargar existencias sin fecha de corte: el inventario arranca descuadrado. Define el día y la hora del conteo.
• Referencias duplicadas o distintas entre canales: unifícalas antes de importar.
• Apagar el sistema anterior el primer día: trabaja unos días en paralelo.
• No capacitar al equipo: cada rol (ventas, bodega, despachos, tesorería) necesita saber su parte.

Precio e implementación

Puedes empezar gratis con 15 pedidos al mes, sin tarjeta. Los planes pagos empiezan en US$27 al mes (consulta el valor en pesos con la TRM de hoy) y cambian según las ventas que procesas, no por usuario. La puesta en marcha completa toma normalmente entre 8 y 15 días, según tu operación, con acompañamiento de nuestro equipo.