MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

<p><strong>JULSMIND SAS — KATUQ</strong></p>

<p><strong>Versión 2.0</strong>

<strong>Fecha de publicación:</strong> 15 de agosto de 2026

<strong>Entrada en vigencia:</strong> 15 de septiembre de 2026</p>

<h2>DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO</h2>

<p><strong>Razón social:</strong> JULSMIND SAS

<strong>NIT:</strong> 901.832.344-7

<strong>Nombre comercial / Plataforma:</strong> KATUQ

<strong>Domicilio:</strong> Calle 35 # 80-56, Medellín, Colombia

<strong>Correo de contacto legal y de habeas data:</strong> jarango@katuq.com

<strong>Sitio web:</strong> www.katuq.com</p>

<h3>Doble rol de JULSMIND SAS</h3>

<p>JULSMIND SAS actúa bajo un doble rol, según la categoría de datos de que se trate:</p>

<p><strong>Como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO</strong>, respecto de los datos personales de sus propios clientes, usuarios administradores, prospectos, proveedores, empleados, contratistas y visitantes del sitio web, recolectados directamente por KATUQ para la gestión de la relación contractual, la facturación, el soporte, la seguridad y la comunicación comercial propia.</p>

<p><strong>Como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO</strong>, respecto de los datos personales de terceros que los clientes de KATUQ incorporan, generan o gestionan dentro de la plataforma —incluidos los datos de sus propios clientes finales, prospectos, proveedores y contactos—. En estos casos, <strong>el cliente de KATUQ es el Responsable del Tratamiento</strong> y KATUQ actúa exclusivamente conforme a sus instrucciones, en los términos del <a href="https://claude.ai/legal/encargo-datos">Anexo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales</a>.</p>

<p>KATUQ <strong>no utiliza</strong> los datos tratados en calidad de Encargado para finalidades propias, <strong>no los comercializa</strong> y <strong>no los pone a disposición</strong> de otros clientes ni de terceros no autorizados.</p>

<h2>MARCO NORMATIVO APLICABLE</h2>

<ul>

<li>Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20)</li>

<li>Decreto Reglamentario 1377 de 2013</li>

<li>Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero)</li>

<li>Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico y Firma Electrónica)</li>

<li>Ley 1273 de 2009 (Delitos Informáticos)</li>

<li>Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio</li>

<li>Circular Externa 005 de 2017 de la SIC (transferencias internacionales de datos personales)</li>

<li>Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (<em>Accountability</em>) — SIC</li>

</ul>

<h2>1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN</h2>

<p><strong>1.1.</strong> Este Manual tiene por objeto dar cumplimiento a los deberes legales de JULSMIND SAS en materia de protección de datos personales, estableciendo las políticas, lineamientos y procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales tratados en el desarrollo de su plataforma tecnológica.</p>

<p><strong>1.2.</strong> Es aplicable a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales de usuarios, clientes, empleados, proveedores, contratistas y aliados estratégicos, tratados por KATUQ en el territorio nacional o en el exterior.</p>

<p><strong>1.3.</strong> Respecto de los datos tratados en calidad de Encargado, este Manual se aplica de forma complementaria y subordinada a las instrucciones del Responsable y al Anexo de Encargo del Tratamiento.</p>

<h2>2. PRINCIPIOS RECTORES</h2>

<p>En el tratamiento de datos personales, KATUQ dará estricto cumplimiento a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:</p>

<ul>

<li><strong>Legalidad:</strong> el tratamiento se realizará conforme a la ley.</li>

<li><strong>Finalidad:</strong> los datos serán tratados para fines legítimos, específicos y previamente informados al titular.</li>

<li><strong>Libertad:</strong> el tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular.</li>

<li><strong>Veracidad o calidad:</strong> la información será veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.</li>

<li><strong>Transparencia:</strong> se garantizará el derecho del titular a obtener información sobre el uso de sus datos.</li>

<li><strong>Acceso y circulación restringida:</strong> el tratamiento se limitará a las personas autorizadas.</li>

<li><strong>Seguridad:</strong> se aplicarán medidas técnicas, humanas y administrativas de protección.</li>

<li><strong>Confidencialidad:</strong> todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva.</li>

</ul>

<h2>3. DEFINICIONES</h2>

<p>Se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, destacándose:</p>

<ul>

<li><strong>Dato Personal:</strong> información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.</li>

<li><strong>Dato Sensible:</strong> aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.</li>

<li><strong>Responsable del Tratamiento:</strong> quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.</li>

<li><strong>Encargado del Tratamiento:</strong> persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.</li>

<li><strong>Transferencia:</strong> envío de datos a un receptor que actúa como Responsable autónomo.</li>

<li><strong>Transmisión:</strong> envío de datos a un Encargado para la realización de un tratamiento específico.</li>

<li><strong>Titular:</strong> persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.</li>

</ul>

<h2>4. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y BIOMÉTRICOS</h2>

<p>KATUQ, en el desarrollo de funcionalidades avanzadas de seguridad, autenticación y firma electrónica, podrá recolectar y tratar datos biométricos tales como huella dactilar, geometría facial o voz.</p>

<h3>4.1. Reglas especiales</h3>

<ul>

<li><strong>Carácter facultativo:</strong> el titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.</li>

<li><strong>Alternativas funcionales:</strong> la plataforma podrá utilizarse sin biometría, mediante mecanismos alternativos de autenticación.</li>

<li><strong>Finalidad exclusiva:</strong> validación de identidad, prevención de fraude y suplantación, y firma electrónica de documentos.</li>

<li><strong>No almacenamiento de imagen:</strong> KATUQ no almacena imágenes crudas de huellas o rostros, sino representaciones matemáticas irreversibles (<em>hash</em>) cifradas.</li>

<li><strong>No reutilización:</strong> los datos biométricos no se emplean para finalidad distinta de las señaladas, ni se comparten con terceros.</li>

</ul>

<h2>5. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES</h2>

<p>En cumplimiento del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y de la Sentencia C-748 de 2011:</p>

<ul>

<li>El tratamiento de datos de menores solo procederá cuando sea estrictamente necesario.</li>

<li>Se garantizará el interés superior del menor.</li>

<li>Se respetará su derecho a ser escuchado, según su nivel de madurez.</li>

<li>La autorización será otorgada exclusivamente por el representante legal, previa información clara y suficiente.</li>

</ul>

<p>La plataforma KATUQ no está dirigida a menores de edad. Los clientes que incorporen datos de menores asumen plena responsabilidad por la obtención de la autorización correspondiente.</p>

<h2>6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO</h2>

<h3>A. Operativas y comerciales</h3>

<ul>

<li>Creación y administración de cuentas de usuario.</li>

<li>Gestión de pedidos, inventarios, facturación y logística.</li>

<li>Integración con pasarelas de pago mediante transmisión segura.</li>

<li>Prestación de soporte técnico y acompañamiento.</li>

</ul>

<h3>B. Comunicaciones</h3>

<ul>

<li>Envío de notificaciones transaccionales y operativas relativas al servicio contratado.</li>

<li>Envío de comunicaciones comerciales propias de KATUQ a sus clientes y prospectos, previa autorización y con mecanismo de baja disponible en cada mensaje.</li>

<li>Transmisión de comunicaciones <strong>por cuenta de los clientes</strong> hacia sus propios destinatarios, en calidad de Encargado y bajo las condiciones de la Política de Comunicaciones y Marketing.</li>

</ul>

<h3>C. Tecnológicas y de mejora continua</h3>

<ul>

<li>Análisis de uso para la optimización de la plataforma.</li>

<li>Entrenamiento de modelos de inteligencia artificial mediante datos <strong>agregados y anonimizados</strong>, en condiciones que imposibiliten la reidentificación del titular.</li>

</ul>

<h3>D. Legales y de seguridad</h3>

<ul>

<li>Cumplimiento de obligaciones legales aplicables.</li>

<li>Atención de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.</li>

<li>Prevención y detección de fraudes y de accesos no autorizados.</li>

<li>Conservación de registros de auditoría.</li>

</ul>

<h2>7. DERECHOS DE LOS TITULARES (HABEAS DATA)</h2>

<p>El titular de los datos personales tiene derecho a:</p>

<ul>

<li>Conocer, actualizar y rectificar sus datos.</li>

<li>Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos exceptuados por la ley.</li>

<li>Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.</li>

<li>Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.</li>

<li>Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.</li>

<li>Acceder gratuitamente a sus datos personales.</li>

</ul>

<p><strong>Nota importante:</strong> cuando los datos del titular hayan sido incorporados a la plataforma por un cliente de KATUQ, el titular deberá dirigir su solicitud directamente a dicho cliente, que es el Responsable del Tratamiento. KATUQ trasladará al Responsable las solicitudes que reciba y prestará el apoyo técnico necesario para su atención.</p>

<h2>8. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS (PQRSD)</h2>

<p><strong>Área responsable:</strong> Dirección Legal y de Cumplimiento

<strong>Canal único:</strong> jarango@katuq.com</p>

<p><strong>8.1. Consultas.</strong> Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales, informando al interesado los motivos de la prórroga y la fecha de respuesta.</p>

<p><strong>8.2. Reclamos.</strong> Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, en los mismos términos.</p>

<p><strong>8.3. Requisitos.</strong> La solicitud debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.</p>

<p><strong>8.4. Reclamo incompleto.</strong> Se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanar. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.</p>

<h2>9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL</h2>

<p><strong>9.1.</strong> El titular autoriza expresamente a KATUQ para transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados en otros países, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC, incluyendo proveedores de infraestructura tecnológica, servicios en la nube, mensajería y correo.</p>

<p><strong>9.2.</strong> Cuando el país de destino figure entre aquellos que la Superintendencia de Industria y Comercio ha declarado con nivel adecuado de protección, la transferencia procede conforme a dicha declaratoria. En los demás casos, KATUQ celebra contratos de transmisión que replican las garantías exigidas por la legislación colombiana, o acude a alguno de los demás mecanismos previstos en la citada Circular.</p>

<p><strong>9.3.</strong> La lista de subencargados se mantiene publicada y actualizada en <strong>katuq.com/legal/subencargados</strong>.</p>

<h2>10. MEDIDAS DE SEGURIDAD</h2>

<p>KATUQ implementa medidas de seguridad:</p>

<ul>

<li><strong>Técnicas:</strong> cifrado en tránsito y en reposo, cortafuegos, control de accesos, autenticación de múltiples factores, registros de auditoría.</li>

<li><strong>Administrativas:</strong> acuerdos de confidencialidad, políticas internas, gestión de proveedores.</li>

<li><strong>Humanas:</strong> capacitación periódica y control del personal autorizado.</li>

</ul>

<p>El detalle se encuentra en la <a href="https://claude.ai/legal/seguridad">Política de Seguridad de la Información</a>.</p>

<h2>11. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y CONSERVACIÓN</h2>

<p><strong>11.1.</strong> Las bases de datos tendrán una vigencia igual al período en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en este Manual.</p>

<p><strong>11.2.</strong> Cumplida la finalidad, los datos se conservarán únicamente para dar cumplimiento a mandatos legales, contables o tributarios —por el término de diez (10) años, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005— o contractuales, tras lo cual serán suprimidos o anonimizados definitivamente.</p>

<p><strong>11.3.</strong> Los plazos de devolución y supresión aplicables a los datos tratados en calidad de Encargado son los previstos en el Anexo de Encargo del Tratamiento.</p>

<h2>12. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DEL MANUAL</h2>

<p>Este Manual entra en vigencia el 15 de septiembre de 2026. Cualquier modificación sustancial será informada oportunamente a los titulares a través del sitio web o del correo electrónico registrado, antes de su implementación.</p>

<p>Al utilizar los servicios de KATUQ, usted autoriza el tratamiento de sus datos personales conforme a este Manual.</p>

<p><strong>Contacto:</strong> jarango@katuq.com</p>