Como passar do Excel, WhatsApp ou outro sistema ao Katuq

Antes de começar: o que preparar

• Catálogo de produtos em Excel: nome, referência, preço, categoria e, se tiver, código de barras e imagens.
• Depósitos que você gerencia e qual canal cada um atende.
• Estoque por depósito em uma data de corte.
• Clientes com seus dados de contato e faturamento.
• Pedidos abertos que continuam em andamento no dia da mudança.

Se você vem de outro software (Onexfy, Cuenti ou outro), exporte essa informação para Excel a partir do seu sistema atual. Se trabalha com planilhas, pode partir da planilha de estoque em Excel.

Passo a passo

1. Configure a empresa: depósitos, canais de venda e depósitos por canal.
2. Importe o catálogo do Excel com o botão Importar de Produtos. Você também pode criar produtos um a um; o formulário tem um assistente de IA que sugere os dados a partir de uma descrição ou de uma foto.
3. Carregue o estoque inicial por depósito com ajustes de estoque na data de corte.
4. Leve seus clientes para ter o histórico deles desde o primeiro pedido.
5. Conecte seus canais: WhatsApp, Instagram e Facebook na caixa compartilhada; Shopify ou WooCommerce; e o ponto de venda.
6. Habilite o faturamento eletrônico DIAN com o Katuq como seu software próprio.
7. Configure os envios: transportadoras via Envíame, entregadores próprios e zonas de cobrança.
8. Teste com pedidos reais durante alguns dias antes de desligar o sistema anterior.

Se você vem de um software contábil

Você não precisa trocar de software contábil. O Katuq inclui contabilidade básica, mas se você faz a contabilidade no Siigo, no Alegra ou no World Office, ela continua lá e o Katuq se integra para que a informação de vendas chegue ao seu contador. O que passa ao Katuq é a operação: pedidos, estoque, envios e conversas.

Erros comuns ao migrar

• Carregar o estoque sem data de corte: o estoque começa desencontrado. Defina o dia e a hora da contagem.
• Referências duplicadas ou diferentes entre canais: unifique-as antes de importar.
• Desligar o sistema anterior no primeiro dia: trabalhe alguns dias em paralelo.
• Não treinar a equipe: cada função (vendas, depósito, envios, tesouraria) precisa conhecer a sua parte.

Preço e implantação

Você pode começar grátis com 15 pedidos por mês, sem cartão. Os planos pagos começam em US$27 por mês (consulte o valor em pesos com a TRM de hoje) e mudam conforme as vendas que você processa, não por usuário. A implantação completa costuma levar de 8 a 15 dias, conforme a sua operação, com acompanhamento da nossa equipe.