Una fila por pedido
Con un número de pedido único.
control de pedidos en excel
Control de pedidos en Excel: cómo hacerlo bien y cuándo cambiar
Las columnas y estados que necesita tu hoja de pedidos, las reglas para que el equipo la use igual y las señales de que ya te quedó pequeña.
Respuesta corta: para controlar pedidos en Excel necesitas una fila por pedido con fecha, canal, cliente, productos, valor, estado de pago y estado de proceso, y una sola persona responsable de actualizarla. Funciona con pocos pedidos y un solo canal; cuando vendes por varios canales o varias personas tocan la hoja, empiezan los pedidos perdidos y las ventas de productos agotados.
Por el equipo de Katuq · Actualizado el
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Todo lo que necesitas para vender, facturar y crecer
Estado de pago
Pendiente, anticipo, pagado.
Estado de proceso
Nuevo, en preparación, despachado, entregado.
Canal
WhatsApp, Instagram, tienda en línea, local, vendedor.
Entrega
Fecha prometida, transportadora y guía.
Señales de cambio
Cuándo Excel ya no alcanza.
Columnas mínimas
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de pedido | Identificarlo sin confusiones (consecutivo). |
| Fecha y hora | Atender en orden y medir tiempos. |
| Canal | Saber de dónde vienen las ventas. |
| Cliente y teléfono | Contactarlo y armar tu base de clientes. |
| Productos y cantidades | Preparar el pedido y descontar inventario. |
| Valor, envío y descuento | Cobrar bien y conocer la rentabilidad del pedido. |
| Estado de pago | No despachar sin pago confirmado (o saber qué se envía contra entrega). |
| Estado de proceso | Saber qué falta: preparar, empacar, despachar, entregar. |
| Fecha prometida y guía | Cumplir y responder "¿dónde está mi pedido?". |
| Factura | Número de factura electrónica, si aplica. |
Reglas para que funcione
- Un solo archivo compartido, no copias por persona.
- Estados cerrados con lista desplegable, para que todos escriban lo mismo.
- Registrar en el momento, no al final del día.
- Un responsable de revisar diario los pedidos pendientes de pago y de despacho.
- Inventario aparte con entradas y salidas: usa la plantilla de inventario en Excel.
- Mensajes de estado listos para copiar: plantillas de mensajes para WhatsApp.
Señales de que Excel ya no alcanza
- Vendes por más de un canal y el inventario de cada uno no cuadra.
- Varias personas editan la hoja y se pisan los cambios.
- Has vendido productos que ya no había.
- Digitas el mismo pedido en Excel, en la factura y en la guía de envío.
- No sabes rápido cuánto te deben ni qué pedidos están atrasados.
El siguiente paso
Un software de gestión de pedidos como Katuq recibe los pedidos de todos los canales en un tablero con estado de pago y de proceso, descuenta el inventario, factura ante la DIAN y genera el despacho desde el mismo pedido. Puedes llevar tus datos desde Excel: lo explicamos en cómo pasar de Excel y WhatsApp a Katuq. Hay un plan gratis de 15 pedidos al mes para probar.
Preguntas frecuentes
Número de pedido, fecha, canal, cliente, productos, valor, estado de pago, estado de proceso, fecha prometida, guía y factura.
Usa un solo archivo compartido, estados con lista desplegable, registro en el momento y una persona que revise a diario los pendientes.
Cuando vendes por varios canales, varias personas editan la hoja, has vendido productos agotados o digitas el mismo pedido varias veces.
Sí. Puedes importar tu catálogo desde Excel y cargar ventas con la venta masiva. Nuestro equipo acompaña la puesta en marcha.
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