Glosario de operación comercial

Índice:

• Pedidos y ventas (10)
• Inventario y bodega (14)
• Logística y despachos (6)
• Cobro y pagos (6)
• Facturación electrónica DIAN (6)
• Mensajería e inteligencia artificial (3)

Pedidos y ventas

OMS (Order Management System)

Sistema de gestión de pedidos: reúne los pedidos de todos los canales en un solo lugar y conecta cada uno con el inventario, el pago, la factura y el despacho. Software de gestión de pedidos.

Omnicanalidad

Vender por varios canales (tienda física, sitio web, WhatsApp, redes, marketplaces) con un solo inventario, unos mismos precios y un mismo historial de cliente. Software omnicanal.

Cotización

Propuesta de precio que se envía a un cliente antes de la venta. Cuando el cliente la acepta, se convierte en pedido. Software de cotizaciones.

Pipeline de ventas

Tablero con las oportunidades de venta ordenadas por etapa (prospecto, contactado, cotizado, ganado o perdido) para hacer seguimiento a cada una.

CRM

Software para gestionar la relación con los clientes: datos de contacto, conversaciones, oportunidades y seguimiento comercial. Guía: ¿Qué es un CRM?.

ERP

Software que integra varias áreas de la empresa (ventas, compras, inventario, finanzas, contabilidad) en un mismo sistema. Guía: ¿Qué es un ERP?.

POS (punto de venta)

Sistema con el que se cobra en caja, se entrega el comprobante y se descuenta el inventario de cada venta de mostrador. Guía: ¿Qué es un POS?.

Lista de precios

Conjunto de precios para un tipo de cliente o canal: por ejemplo, detal, mayorista o distribuidor.

Catálogo digital

Página con los productos, precios y fotos de un negocio que el cliente abre desde un link, sin descargar nada. Si está conectado al inventario, muestra lo que hay y convierte la compra en pedido. Catálogo digital y página web.

Pago contraentrega

Modalidad en la que el cliente paga el pedido al recibirlo, en efectivo o con otro medio, al mensajero o a la transportadora.

Inventario y bodega

SKU

Código interno que identifica de forma única cada producto o variante (por ejemplo, una talla o un color) para controlar su inventario. Generador de SKU.

Variante de producto

Versión de un mismo producto que cambia en un atributo, como talla, color, tono o tamaño, y que tiene su propio inventario.

Inventario multibodega

Control de existencias por bodega o punto de venta, con traslados entre ellas, en lugar de un solo total para toda la empresa. Software de inventario.

Disponible y apartado

El inventario apartado está comprometido en pedidos que aún no salen; el disponible es lo que todavía se puede vender.

Punto de reorden

Nivel de existencias en el que conviene hacer un nuevo pedido al proveedor para no quedarse sin producto mientras llega. Calculadora de punto de reorden.

Stock de seguridad

Inventario adicional que se mantiene para cubrir variaciones en la demanda o retrasos del proveedor.

Rotación de inventario

Número de veces que el inventario se vende y se repone en un periodo. Una rotación baja indica dinero quieto en bodega. Calculadora de rotación.

Días de cobertura

Cuántos días alcanza el inventario actual al ritmo de ventas reciente.

Conteo cíclico

Método de inventario en el que se cuenta una parte de los productos cada vez (por valor, movimiento, antigüedad o zona) en lugar de cerrar la bodega para contarlo todo. Guía: cómo hacer inventario.

Kardex

Registro de cada producto con sus entradas, salidas y saldos en unidades y en pesos, ordenado por fecha. Se valora normalmente por promedio ponderado o PEPS. Guía: kardex con ejemplo.

FIFO y FEFO

Reglas de salida del inventario: FIFO despacha primero lo que entró primero; FEFO despacha primero lo que vence primero.

Kit o combo

Producto que agrupa varios productos y que, al venderse, descuenta del inventario cada uno de sus componentes.

WMS (Warehouse Management System)

Sistema de gestión de bodegas: ubicaciones, recibo, alistamiento (picking), empaque y conteos dentro de uno o varios centros de distribución. Guía: OMS y WMS.

Picking y packing

Picking es sacar de la bodega los productos de cada pedido; packing es empacarlos y dejarlos listos para despachar.

Logística y despachos

Última milla

Tramo final del envío, desde la bodega o el centro de la transportadora hasta la puerta del cliente. Despachos y última milla.

TMS (Transportation Management System)

Sistema de gestión de transporte: rutas, vehículos, guías, tarifas y seguimiento de entregas.

Guía de transporte

Documento que genera la transportadora para cada envío, con un número para hacer seguimiento al paquete.

Fulfillment

Servicio en el que un operador logístico almacena el inventario de la empresa, alista y empaca los pedidos y los despacha.

Prueba de entrega

Evidencia de que el pedido llegó al cliente, como una foto, una firma o la confirmación del destinatario.

Zona de cobro

Área geográfica, como un municipio, con su propia tarifa de envío.

Cobro y pagos

Cartera (cuentas por cobrar)

Lo que los clientes le deben a la empresa por ventas a crédito o pedidos con saldo pendiente. Control de cartera.

Edades de cartera

Clasificación de lo que deben los clientes según los días de vencimiento (al día, 1 a 30 días, 31 a 60 días, etc.).

DSO (días de cobro)

Promedio de días que la empresa tarda en recibir el pago de sus ventas a crédito. Calculadora de días de cobro.

Verificación de pagos

Revisión de los comprobantes de pago (por ejemplo, transferencias) para confirmar que el dinero entró antes de despachar el pedido.

Pasarela de pagos

Servicio que permite cobrar en línea con tarjeta, PSE u otros medios y avisa al comercio cuando el pago se aprueba. Comparador de pasarelas de pago.

Anticipo

Pago parcial que hace el cliente antes de recibir el pedido; el resto queda como saldo pendiente.

Facturación electrónica DIAN

Factura electrónica

Factura que se genera, se valida ante la DIAN y se entrega al comprador en formato digital (XML y representación gráfica). Facturación electrónica DIAN.

CUFE

Código Único de Factura Electrónica: identificador que se genera para cada factura electrónica y permite consultarla ante la DIAN. ¿Qué es el CUFE?.

Documento equivalente POS electrónico

Comprobante electrónico que reemplaza el tiquete POS en papel en las ventas de mostrador, según la reglamentación de la DIAN. POS electrónico DIAN.

Resolución de numeración

Autorización de la DIAN con el rango de números (y prefijo) que la empresa puede usar en sus facturas durante un periodo.

Nota crédito

Documento que corrige o anula total o parcialmente una factura ya emitida, por ejemplo por una devolución o un descuento posterior.

Dígito de verificación (DV) del NIT

Número que acompaña al NIT y permite validar que esté bien escrito. Calculadora del DV del NIT.

Mensajería e inteligencia artificial

API oficial de WhatsApp Business

Acceso oficial de Meta a WhatsApp para empresas, que permite atender desde una plataforma compartida y enviar mensajes automáticos con plantillas aprobadas. WhatsApp para empresas.

Bandeja compartida

Espacio donde todo el equipo atiende las conversaciones de WhatsApp, Instagram y otros canales sin depender de un solo celular.

MCP (Model Context Protocol)

Estándar abierto para que los asistentes de IA, como ChatGPT o Claude, se conecten con otras aplicaciones de forma controlada. Conectar ChatGPT o Claude.