Cómo hacer inventario en una empresa: conteo, plantilla y valoración

Respuesta corta: cómo hacer inventario

Para hacer inventario en una empresa: (1) asigna un código único a cada producto y variante; (2) organiza la bodega por ubicaciones; (3) cuenta físicamente, sin mirar las cantidades del sistema, preferiblemente en parejas; (4) compara el conteo con el registro y analiza las diferencias; (5) registra los ajustes con su motivo; y (6) desde ahí, registra cada entrada, salida y traslado en el momento en que ocurre.

1. Prepara la base: códigos y ubicaciones

Antes de contar, cada producto debe tener un código único (SKU) y, si vendes variantes, cada combinación de talla, color o presentación necesita su propio código. Contar “camiseta negra” cuando hay cinco tallas solo produce un número que no sirve para vender.

También ayuda que la bodega tenga ubicaciones identificadas (estante, nivel, posición) y que cada referencia viva en un lugar conocido. Si tienes más de un lugar con mercancía, trátalos como bodegas separadas; la guía de inventario en varias bodegas profundiza en ese caso.

2. Conteo general vs. conteo cíclico

El conteo general (o inventario físico total) consiste en contar todas las referencias en una misma jornada, normalmente cerrando la operación. Es útil al arrancar un sistema nuevo, al cierre del año o cuando el inventario está muy descuadrado.

El conteo cíclico consiste en contar cada semana un grupo de referencias, rotando hasta cubrir todo el catálogo. Tiene varias ventajas: no detiene la operación, las diferencias se detectan antes y es más fácil encontrar la causa porque ha pasado menos tiempo.

• Cuenta con más frecuencia los productos de mayor rotación o mayor valor.
• Haz el conteo “a ciegas”: quien cuenta no debe ver la cantidad esperada.
• Evita contar mientras se están despachando pedidos de esas mismas referencias.
• Si una diferencia es grande, recuenta antes de ajustar.

3. Columnas mínimas de una plantilla de inventario

Si vas a llevar el inventario en Excel o Google Sheets, esta es una estructura mínima. Cada fila es un producto (o variante) en una bodega:

• Código (SKU): identificador único del producto o variante.
• Descripción: nombre estandarizado, incluyendo la variante.
• Categoría: para filtrar y analizar por grupos.
• Unidad de medida: unidad, caja, kilo, metro, etc.
• Bodega o ubicación: dónde está físicamente.
• Cantidad en sistema: lo que debería haber según los registros.
• Cantidad contada: lo que se encontró en el último conteo.
• Diferencia: cantidad contada menos cantidad en sistema.
• Costo unitario: el costo de compra o producción.
• Valor total: cantidad por costo unitario.
• Stock mínimo: el punto en el que hay que reabastecer.
• Fecha del último conteo o movimiento.

4. Registra los movimientos, no solo el saldo

El error más común en una plantilla de inventario es sobrescribir la cantidad cada vez que algo cambia. Así se pierde la trazabilidad y, cuando aparece una diferencia, no hay forma de saber de dónde salió.

Lo recomendable es tener una segunda hoja de movimientos, donde cada fila registre fecha, código, tipo (entrada, salida, traslado o ajuste), cantidad, bodega, documento de soporte (factura de compra, pedido, remisión) y responsable. El saldo se calcula a partir de esos movimientos.

5. Métodos de valoración, explicados simple

Valorar el inventario es asignarle un costo para saber cuánto dinero tienes en mercancía y calcular la utilidad de cada venta. Los métodos más usados son:

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   Promedio ponderado

   Cada vez que compras, el costo unitario se recalcula como un promedio entre lo que ya tenías y lo que entró. Es el más común en pymes porque es fácil de mantener.

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   PEPS (primeras en entrar, primeras en salir)

   Se asume que lo primero que compraste es lo primero que vendes, así que las salidas toman el costo de los lotes más antiguos. Encaja bien con productos perecederos o con vencimiento.

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   Costo identificado

   Cada unidad tiene su propio costo. Se usa cuando las unidades son pocas y distintas entre sí, por ejemplo con serial.

6. Cuándo dejar Excel

Excel funciona mientras una sola persona registra los movimientos y la operación es pequeña. Conviene pasar a un sistema cuando:

• Vendes por varios canales y cada venta debe descontar el inventario en el momento.
• Tienes más de una bodega o punto de venta.
• Varias personas necesitan consultar o mover el inventario al mismo tiempo.
• Las diferencias en los conteos son frecuentes y no logras encontrar la causa.
• Produces bajo pedido y necesitas descontar materia prima y sumar producto terminado.