Cómo facturar electrónicamente desde el pedido (DIAN)

1. Lo que necesitas antes de empezar

• RUT actualizado con la responsabilidad de facturador electrónico.
• Habilitación en el servicio de facturación electrónica de la DIAN, con un software propio o de un proveedor tecnológico.
• Rango de numeración autorizado por la DIAN para facturas electrónicas.
• Certificado de firma digital (algunos proveedores lo incluyen).
• Productos con su tarifa de IVA o el impuesto que corresponda.

2. Captura bien los datos del cliente en el pedido

Si el cliente necesita factura a su nombre, pide desde el pedido el tipo y número de documento, la razón social, el correo donde recibirá la factura y la responsabilidad tributaria si aplica. Para ventas al consumidor final se usan los datos genéricos que permite la norma.

3. Emite la factura desde el pedido

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   Pedido confirmado

   Con productos, cantidades, precios, descuentos y datos del cliente completos.

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   Generación

   El sistema arma la factura con esos datos, calcula impuestos y asigna el consecutivo autorizado.

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   Validación DIAN

   La factura se envía a la DIAN para validación previa y recibe su código único (CUFE).

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   Entrega al cliente

   El cliente recibe la representación gráfica (PDF) y el archivo XML por correo.

4. Devoluciones y cambios

Una factura validada no se edita ni se anula. Si el cliente devuelve productos o se aplica un descuento posterior, se emite una nota crédito asociada a la factura original. Si hay que cobrar un valor adicional, se usa una nota débito.

5. Errores comunes

• NIT sin dígito de verificación o razón social distinta a la del RUT del cliente.
• Productos sin tarifa de IVA configurada o con la tarifa equivocada.
• Correo del cliente errado: la factura se emite pero el cliente no la recibe.
• Facturar antes de confirmar el pago o la disponibilidad, lo que obliga a hacer notas crédito.

6. Cuándo facturar

Define una regla clara para tu empresa: por ejemplo, facturar cuando el pedido se confirma con pago, o cuando se despacha. Lo importante es que siempre sea el mismo momento y que no dependa de que alguien se acuerde.