Cómo gestionar despachos con mensajeros y transportadoras

Respuesta corta: cómo gestionar los despachos

Para gestionar despachos: (1) define qué tipo de envío usas según la zona y la urgencia (mensajero propio, última milla o transportadora); (2) despacha solo pedidos confirmados y alistados; (3) asocia cada pedido a su transportador y número de guía; (4) informa al cliente cuando sale y cuando se entrega; (5) controla el recaudo del contra entrega cada día; y (6) registra novedades y devoluciones como parte del pedido.

1. Mensajeros propios, última milla o transportadora

No hay una opción mejor para todos. Muchas empresas usan mensajeros propios para su ciudad, última milla para urgencias y transportadoras para el resto del país. Lo importante es que todos los despachos se gestionen desde el mismo lugar. Estas son las tres opciones:

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   Mensajeros propios

   Útiles para entregas locales frecuentes y cuando necesitas control sobre la experiencia de entrega. Implican administrar rutas, horarios, recaudos y el vehículo o el auxilio de transporte.

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   Aplicaciones de última milla

   Servicios como Rappi Cargo, Didi Entrega, Mensajeros Urbanos o Picap sirven para entregas urbanas rápidas, sin mantener una flota propia. Conviene revisar cobertura, tamaños permitidos y condiciones de cada servicio.

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   Transportadoras nacionales

   Empresas como Coordinadora o Servientrega, o plataformas como Enviame.io que agrupan varias, son la opción para enviar a otras ciudades. Cada una tiene sus tarifas, tiempos, coberturas y condiciones para contra entrega.

2. Prepara el pedido antes de despachar

Un buen despacho empieza en la bodega. Antes de asignar transportador, el pedido debe estar confirmado (pago o crédito validado), alistado y verificado contra lo que se vendió. Para envíos con transportadora, registra también peso y dimensiones del paquete, porque de ellos depende el valor del flete; el conversor de medidas logísticas ayuda a calcular volumen y peso volumétrico.

• Dirección completa con ciudad, barrio y referencias.
• Nombre y teléfono de quien recibe.
• Valor a recaudar, si es contra entrega.
• Franja horaria o restricciones de entrega, si aplica.

3. Rutas para mensajeros propios

Si despachas con mensajeros propios, agrupar los pedidos por zona y definir horarios de salida evita recorridos innecesarios. Una práctica sencilla es tener cortes de despacho (por ejemplo, uno en la mañana y otro en la tarde): los pedidos confirmados antes del corte salen en esa ruta.

Cada mensajero debe salir con la lista de sus pedidos, el valor a recaudar de cada uno y una forma de reportar la entrega o la novedad en el momento, no al final del día.

4. Guías y seguimiento

Cuando trabajas con varias transportadoras, generar guías en cada portal y copiarlas a mano en el pedido es una fuente constante de errores. Lo recomendable es que la guía quede asociada al pedido, para que cualquier persona del equipo pueda responder dónde va un envío sin buscar en varios sitios.

5. Contra entrega y recaudo

El pago contra entrega es común en Colombia y exige un control diario. Para cada mensajero o transportadora, compara lo que debía recaudar según los pedidos entregados con lo que efectivamente consignó o entregó.

• Registra el valor a recaudar en el pedido desde que se confirma.
• Cuadra el recaudo de mensajeros propios al cierre de cada jornada.
• Concilia periódicamente los pagos de las transportadoras contra los pedidos entregados.
• Marca los pedidos pagados para que no queden como cartera pendiente.

6. Novedades y devoluciones

Una novedad es cualquier situación que impide la entrega: dirección errada, cliente ausente, rechazo del pedido o daño en el transporte. Cada novedad debe registrarse en el pedido con su motivo y una acción: reprogramar, corregir datos o devolver.

Cuando el paquete regresa, la mercancía debe volver al inventario (o a una bodega de revisión si puede estar dañada) y, si ya se facturó, se emite la nota crédito correspondiente. Revisar los motivos de novedad con frecuencia ayuda a corregir causas como direcciones mal tomadas en la venta.

7. Notificaciones al cliente e indicadores básicos

Avisar al cliente cuando su pedido sale, con el transportador y la guía, y cuando se entrega, reduce los mensajes de seguimiento. Para medir la operación de despachos, estos indicadores son un buen comienzo:

• Tiempo entre confirmación del pedido y despacho.
• Tiempo entre despacho y entrega, por transportador y por ciudad.
• Porcentaje de pedidos con novedad y sus motivos principales.
• Devoluciones por transportador.
• Recaudo pendiente de contra entrega.
• Costo de envío por pedido.