Nómina Electrónica DIAN 2025 paso a paso
Cómo emitir, corregir y transmitir la nómina electrónica en Colombia sin perder la deducción del gasto laboral. Habilitación, CUNE, notas de ajuste y plazos actualizados.
¿Quién debe emitir?
Todo empleador que pague salarios y sea contribuyente del impuesto de renta. Independientes que paguen honorarios usan documento soporte, no nómina electrónica.
Plazo de transmisión
Máximo los 10 primeros días del mes siguiente al pago. Emitirla tarde equivale a no emitirla y desconoce el costo/deducción.
Documentos que la componen
NIE (nómina individual), NIN (nota de ajuste/reemplazo) y el consolidado mensual. Cada uno con CUNE único.
Efecto tributario
Sin nómina electrónica transmitida, la DIAN rechaza el costo laboral y los aportes en la declaración de renta.
Cómo emitir nómina electrónica paso a paso
- 1
Habilítate como emisor de nómina electrónica
Regístrate en el servicio informático de nómina electrónica en Muisca, selecciona proveedor tecnológico (o software propio) y firma electrónica vigente.
- 2
Carga trabajadores y conceptos
Sube empleados con tipo de contrato, salario, EPS, AFP, ARL, caja y beneficios. Configura conceptos de devengos, deducciones, horas extras, recargos y auxilios.
- 3
Genera el XML de nómina mensual
Cada corte de nómina produce un XML por trabajador con CUNE (código único de nómina electrónica), firmado y validado por la DIAN antes de pagar.
- 4
Notas de ajuste y reemplazo
Cuando corriges un pago, retro o reintegro, emite nota de ajuste (NIE) o de reemplazo (NIN) para que la DIAN reemplace el documento anterior.
- 5
Cierre y conciliación contable
Los soportes electrónicos alimentan automáticamente el costo/gasto laboral y la retención en la fuente por salarios en tu contabilidad.
Errores comunes en nómina electrónica
- •Emitir la nómina fuera del plazo (después del día 10) y perder la deducción del gasto.
- •No transmitir novedades de retiro o ingreso en el mes correspondiente.
- •Cargar mal las horas extras, recargos nocturnos o dominicales — el CUNE queda inválido.
- •Olvidar emitir la nota de ajuste tras corregir una liquidación ya transmitida.
- •Usar software desactualizado que no envía los nuevos conceptos exigidos por la Resolución 013 de 2021 y sus modificaciones.
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