Qué es un POS, en qué se diferencia de un ERP y cómo elegir uno para tu pyme

1. Qué es un POS

Un POS (Point of Sale, o punto de venta) es el sistema que se usa para registrar y cobrar las ventas en un local, tienda o mostrador: busca el producto, aplica el precio y los descuentos, recibe el pago en efectivo, tarjeta o transferencia, entrega el comprobante al cliente y descuenta el inventario.

En el lenguaje cotidiano también se le dice “POS” al datáfono (el equipo para pagar con tarjeta) y al tiquete de venta. En esta guía hablamos del sistema de punto de venta, que puede conectarse con el datáfono y emitir el comprobante.

2. Para qué sirve un sistema POS

• Registrar ventas rápido, con lector de código de barras o búsqueda de productos.
• Manejar varios medios de pago en una misma venta.
• Abrir y cerrar caja, con arqueo y control de efectivo por cajero.
• Descontar inventario en el momento de la venta.
• Emitir el comprobante: documento equivalente electrónico o factura electrónica, según corresponda.
• Ver ventas por día, por cajero, por producto o por punto de venta.

3. Diferencia entre POS y ERP

El POS está pensado para el momento de la venta en el punto físico: rapidez, caja y comprobante. El ERP integra todas las áreas de la empresa (compras, inventario, ventas, producción, contabilidad y nómina) en una sola base de datos.

• Usuario principal del POS: cajeros y vendedores de mostrador.
• Usuario principal del ERP: administración, contabilidad, compras y operación.
• Alcance del POS: la venta en el punto y la caja.
• Alcance del ERP: toda la empresa, con la contabilidad como núcleo.
• Muchos ERP incluyen un módulo POS y muchos POS se conectan con un ERP o software contable para llevar la contabilidad.

4. El POS electrónico de la DIAN

Dentro de la facturación electrónica, la DIAN incorporó los documentos equivalentes electrónicos. Uno de ellos es el tiquete de máquina registradora con sistema POS, conocido como POS electrónico: el comprobante que antes se imprimía en papel ahora se genera de forma electrónica y se reporta a la DIAN.

En términos generales, esto implica que el sistema de punto de venta debe estar habilitado para emitir ese documento, que el negocio debe tener la numeración correspondiente y que, si el comprador pide factura electrónica, se le debe expedir. Las condiciones, los montos y los casos en que aplica cada documento los define la DIAN y pueden cambiar, así que revísalos con tu contador y con tu proveedor de software.

5. Qué revisar para elegir un POS para tu pyme

• Que emita los documentos electrónicos que exige la DIAN para tu caso (POS electrónico y factura electrónica).
• Que funcione en los equipos que ya tienes o que piensas comprar: computador, tableta o celular, impresora, lector y cajón.
• Qué pasa si se cae internet: si permite seguir vendiendo y sincronizar después.
• Si maneja varias cajas, varios puntos de venta y varias bodegas.
• Si comparte el inventario con tus otros canales de venta.
• Cómo cobra: por caja, por usuario, por cupo de documentos o por volumen.
• Si se integra con tu software contable.
• Si tu sector tiene necesidades especiales, como mesas y comandas en restaurantes.

6. Un POS conectado con los demás canales

Muchos negocios ya no venden solo en mostrador: también reciben pedidos por WhatsApp, Instagram o una tienda en línea. Si el POS tiene su propio inventario y los demás canales otro, se vende dos veces la misma unidad o se cuadra todo a mano al final del día.

Lo recomendable es que el punto de venta sea un canal más sobre el mismo inventario y la misma base de clientes, de modo que una venta en tienda descuente las mismas unidades que ve el asesor que atiende por WhatsApp.

7. Cómo implementar un POS

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   Carga tus productos

   Con código, código de barras, precio y tarifa de impuesto correcta.

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   Configura la parte DIAN

   Habilitación, numeración y documentos que vas a emitir, con apoyo de tu contador.

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   Define cajas y usuarios

   Quién abre y cierra caja, y cómo se hace el arqueo.

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   Haz un conteo inicial

   Para arrancar con el inventario real de cada punto.

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   Prueba antes de abrir

   Simula ventas, devoluciones y cierres antes de usarlo con clientes.